Systemer for rapportering ved FiV
En kultur der det er god takhøyde for å gi konstruktive tilbakemeldinger, gir oss uante muligheter. I Viken og ved FiV må vi ha kontinuerlig fokus på å videreutvikle oss og tjenestene våre. Det er derfor viktig at både forslag til forbedringer, uønskede hendelser og manglende eller sviktende kvalitetsnivå på utdanningene våre blir registrert og rapportert. Dette gjør oss i stand til å iverksette kort- og langsiktige tiltak, samtidig datagrunnlaget vi samler inn gjør oss i stand til å prioritere ressursene våre riktig i fremtiden. Tilbakemeldingene er viktig i arbeidet med kontinuerlig forbedring og kvalitetsutvikling i hele organisasjonen.
Ansatte
For ansatte skal avviksmodul i Viken Fylkeskommune benyttes. Denne finnes i ansatteportalen og krever innlogging. Saken blir sendt direkte til nærmeste leder. Det finnes egne opplæringsvideoer og Q&A tilknyttet avviksmodulen.
Studenter
Vi ønsker et trygt og engasjerende arbeids- og læringsmiljø og trenger ros og ris fra deg for å bli bedre. Si ifra om ting vi kan forbedre eller om andre negative eller kritikkverdige forhold.
Positive tilbakemeldinger kan du ta med den det gjelder direkte eller sende en epost til fagskolen.
Anonyme henvendelser gjøres ved at du ber tillitsvalgt melde inn saken på dine vegne hvis du synes noe er vanskelig å ta med oss direkte.
Benytt fagskolens formelle rapporteringssystem, utviklet til våre studenter, Si ifra! Lenken til skjemaet finner du under området Studentmedvirkning i Studenthåndboken.
Avdekke og forebygge
For at kvalitetssystemet skal fungere og være et reelt verktøy for kvalitetsforbedring, er det en forutsetning at studenter, samarbeidspartnere, skoleier og ikke minst ansatte er kritiske og aktive i arbeidet med å forbedre arbeidsprosesser og utdanningene våre. FiV arbeider kontinuerlig med å opprettholde en holdning til å rapportere avvik hvor:
- det innarbeides en helhetlig forståelse av kvalitetsarbeidet
- årsaksforhold til avvik avdekkes og kan forebygges
- analyser foretas på fakta og ikke antakelser
Forslag til forbedringer
Fagskolens formelle rapporteringssystem Si fra! er utviklet slik at våre studenter og eksterne interesser som feks søkere, studentombud, NOKUT, besøkende etc. kan melde ifra om forhold som er viktig for skolen. Ved å benytte Si fra! sikrer vi riktig behandling, forbedring, standardisering og implementering.
I tillegg til løpende dialog mellom ansatte og studenter, vil studentsamtaler, medarbeidersamtaler og andre møter kunne avdekke sviktende kvalitet. Ved avdekking av sviktende kvalitet er det viktig å beskrive hva det gjelder og foreslå tiltak til forbedring og forhindring av gjentakelse.
Sviktende og manglende studiekvalitet kan være:
- klage fra student på metodikk/pedagogikk, utstyr og/eller bortfall av undervisning over lengre periode
- forhold påpekt av studentorgan
- forhold påpekt av NOKUT/LOKUT
- forhold påpekt av styret
- forhold påpekt av faglærere/ansatte
- stor strykprosent i et emne
- negative trender fra studentevalueringer, studentundersøkelser, evalueringer og undersøkelser av andre
Avvik
Et avvik er brudd på krav i lover, forskrifter, interne prosessbeskrivelser, øvrige regler og retningslinjer. I tillegg vil et avvik eller en uønsket hendelse også kunne være brudd på interne krav og målsettinger. Registrering og behandling av avvik er sentralt i arbeidet med kontinuerlig forbedring.
Avvik kan være innenfor:
- brudd på krav i lov og forskrifter
- brudd på interne prosessbeskrivelser og retningslinjer
- sviktende og manglende studiekvalitet
- forhold påpekt av NOKUT/LOKUT
- forhold påpekt av styret, samarbeidspartnere, studenter, søkere og ansatte
- uønskede hendelser
Hvem registrerer?
Alle studenter og ansatte bes om å gi tilbakemeldinger på viktige forhold.
- For ansatte skal all rapportering foregå via eget avvikssystem i ansattportalen ved Viken Fylkeskommune
- For studenter, skal nettskjema Si fra! benyttes.
Hvem behandler saken?
Sakene som innrapporteres, sendes automatisk til Kvalitetsutvalget FiV, som kvalitetssikrer innhold og sørger for at saken blir formidlet til den ansvarlige leder/rollen ved skolen.
Hva skal IKKE registreres?
Ordinære henvendelser til Viken Brukerhjelp slik som IT, dokumentsenteret/Elements, brukeradministrasjon, lønn, tidBank.
Sentrale vaktmestertjenester og driftsmeldinger til Eiendom meldes inn i Selvbetjeningsportal - Dine saker (pureservice.com).
Hva er varsling?
For ansatte:
En varsling er en ytring som gjelder mulige kritikkverdige forhold i virksomheten.
Når arbeidsgiver mottar en varsling skal den vurderes, følges opp, og det skal iverksettes tiltak dersom dette er nødvendig.
Ansatte skal varsle i henhold til Vfk. retningslinjer i HMS håndboken, samt interne rutine for varsling for FiV.
For studenter:
En varsling er en ytring som gjelder mulige kritikkverdige forhold ved fagskolen og mot krav til godt og forsvarlig læringsmiljø § 15.
Når rektor mottar en varsling skal den vurderes, følges opp, og det skal iverksettes tiltak dersom dette er nødvendig. Bruk nettskjema Si fra!, sakstype 4. Noe er alvorlig.